Conforme a norma ISO 9001:2015 que contém os requisitos para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade de uma organização, as oportunidades de melhoria são situações ou possibilidades de aperfeiçoamento que melhoram processos, produtos, serviços e atendimento ao cliente, consequentemente, aumentam qualidade, efetividade, eficiência, eficácia e/ou satisfação do cliente.
Os passos iniciais para identificar as oportunidades de melhoria são observar e avaliar o ambiente de manutenção a fim de encontrar a chance de fazer alguma coisa melhor. Seja melhorar a gestão, os processos, os serviços ou resolver problemas recorrentes, implementar novas tecnologias, eliminar desperdícios, desenvolver equipes.
Em qualquer caso, é fundamental existir uma visão integral da manutenção (responsabilidades e entregas) e suas interfaces (metas, responsabilidades e entregas das demais áreas). Inclusive, ter a noção exata do propósito da manutenção e do que a organização necessita que a manutenção entregue a partir dos serviços desempenhados sob sua responsabilidade.
Para isso, torna-se indispensável visualizar, coletar, organizar, interpretar e processar informações, dados e fatos relacionadas ao processo de gestão da manutenção. Sendo que a base disso, passa a ser um bom diagnóstico. Lembrando, se você não tem um bom diagnóstico, certamente, não entregará boas soluções.
Ao aprofundar o conhecimento e a compreensão sobre o processo de gestão da manutenção rompemos a barreira de agir somente operacionalmente e passamos a agir também de forma mais estratégica, alinhados e empenhados em alcançar os objetivos organizacionais, equilibrando desempenho, custos e riscos.
Fique atento, pois na manutenção, as oportunidades de melhoria podem estar disfarçadas de problemas e desafios, tais como:
- Ineficiência de gestão da rotina e melhorias;
- layout inadequado do local de trabalho;
- ruídos na comunicação;
- falta de integração entre as áreas;
- falhas reincidentes;
- gap´s de desenvolvimento individuais e coletivos;
- dados e fatos não confiáveis;
- atraso nos prazos de entregas;
- peças de baixa qualidade; entre outros.
É muitíssimo importante analisar criticamente:
1) o que está sendo feito;
2) o que poderia ser feito para melhorar o desempenho e a satisfação dos clientes da manutenção.
Assim, embasado em um Diagnóstico da Manutenção confiável será possível obter uma avaliação estruturada do atual processo de Manutenção para otimização dos recursos, comprometimento e potencialização das inteligências da equipe e direcionamento dos esforços rumo a melhoria dos resultados, elevando o patamar da Manutenção.
Um diagnóstico simples e objetivo traz clareza da situação atual e auxilia a identificar onde a manutenção está em relação aos seus próprios objetivos e metas e quais ações já estão sendo desenvolvidas em cada nível de maturidade da manutenção rumo a excelência.
Então, para diagnosticar problemas antes dos sintomas ou complicações aparecerem, identificar o que tem afetado a performance e resultado, evidenciar aonde melhorar ainda mais (benchmarking), criamos o Diagnóstico da Manutenção composto dos seguintes níveis de maturidade:
Por exemplo, no nível de maturidade “Manutenção Diária”, temos o requisito “estratégia da manutenção”, para avaliá-lo, você pode atribuir uma nota de 0,0 a 10 para as seguintes questões:
- Está definida a Estratégia de Gestão da Manutenção?
- Existe a definição clara do propósito da Manutenção? Está disseminado entre o pessoal da Manutenção e demais áreas da empresa?
- Estão definidos os objetivos e metas para a Manutenção alinhados ao Planejamento Estratégico Organizacional?
- Está identificada a situação atual da Manutenção (Análise SWOT)?
- Existe uma estratégia e plano de ação traçado para alcançar estes objetivos e metas?
As notas, respostas e observações relativas a cada pergunta podem gerar uma média que lhe indicará qual é o grau de desenvolvimento e eficácia do processo de manutenção em relação a uma Gestão de Manutenção de Excelência.
Mesmo que você não queira atingir o nível de Manutenção de Excelência, certamente almeja trabalhar em um setor valorizado e eficiente operacionalmente, que agrega valor à organização na qual está inserido e consegue identificar onde estão os gargalos que travam o crescimento, quais recursos estão sendo desperdiçados e o que priorizar para aumentar a efetividade e reduzir custos.
Ou seja, garante a disponibilidade dos ativos (mantenabilidade e confiabilidade e proatividade) com riscos mitigados, bem como entrega exatamente o que cada cliente da manutenção necessita para cumprir suas metas produtivas.
É formidável contar com dados e fatos coletados diretamente da fonte, ou seja, de gestores, lideranças, analistas, supervisores e técnicos. Isso, geralmente, se traduz em conhecimentos e práticas confiáveis para trazer previsibilidade e competitividade ao processo de manutenção, eliminar os problemas que aparentemente estavam ocultos; planejar e agir estrategicamente; guiar a equipe rumo a excelência; alocar recursos certos, no momento certo nas atividades certas.
Da mesma forma, contribui para que a equipe de manutenção crie planos de ação capazes de potencializar suas forças e desenvolver soluções efetivas para superar gap´s que afastam a manutenção de cumprir suas metas.
Portanto, um diagnóstico pode ser o primeiro passo para transformar desafios em oportunidades de crescimento sustentável.
Dicas Gênesis para o Gestor:
Através de Diagnóstico claro e preciso da Manutenção é possível avaliar de forma estruturada a condição atual da Manutenção, considerando Níveis de Maturidade:
MANUTENÇÃO DIÁRIA (a base da manutenção): Objetivo: Estruturar e organizar a manutenção a fim de garantir a efetividade no planejamento e programação dos serviços, foco em atuação baseada no tempo. Executar as intervenções com agilidade, qualidade, segurança e competência dotado de infraestrutura e recursos adequados. Gerenciar os indicadores de performance da manutenção a fim de ter o controle mínimo dos resultados e entregas da manutenção para os seus clientes.
MANUTENÇÃO CONSOLIDADA (fortalecimento da manutenção): Objetivo: Tornar o processo de manutenção mais robusto e confiável, atuando de forma padronizada com monitoramento e análise crítica dos resultados a fim de garantir a eficácia da Manutenção. Analisar as ocorrências de determinados problemas com foco em criar contramedidas para a causa raiz. Estabelecer sistemática de atuação baseada na condição dos equipamentos para agregar na confiabilidade. Desenvolver as competências técnicas e de gestão dos profissionais de manutenção.
MANUTENÇÃO PROATIVA (gerenciamento da manutenção): Objetivo: Elevar o desempenho da manutenção com o intuito de antecipar as necessidades dos clientes e eliminar os desperdícios no processo de manutenção. Aprimorar a comunicação com os clientes e partes interessadas. Conquistar a colaboração da operação para que seja um parceiro na realização do diagnóstico de falhas e na conservação dos equipamentos. Gerenciar os fornecedores de materiais e prestadores de serviços de forma efetiva, além disso, desenvolvê-los continuamente.
MANUTENÇÃO OTIMIZADA (introdução a gestão de ativos): Objetivo: Otimizar o ciclo de vida útil dos ativos e os custos associados, com uma visão de melhoria contínua para o aumento da disponibilidade e performance dos ativos e qualidade dos produtos/ serviços. Estabelecer as condições adequadas para incremento tecnológico, bem como, a utilização da manutenção centrada em confiabilidade. Participar ativamente nos processos de aquisição e projeto dos ativos propondo modificações baseadas no conhecimento técnico e histórico.
MANUTENÇÃO DE EXCELÊNCIA (função estratégica para organização): Objetivo: Alcançar a excelência no processo de Manutenção por meio da gestão global dos ativos de forma sustentável em consonância com as diretrizes organizacionais e aos padrões de classe mundial. Gerenciar com maestria a rotina e a melhoria no processo de manutenção a partir da implementação de um sistema de gestão de manutenção customizado baseado no ciclo PDCA (planejamento, execução, controle, ação de melhoria e aprendizado contínuo). Ser reconhecido como um diferencial competitivo para o negócio e ter apoio pleno da alta direção.
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
