O autor Lewis Carroll tornou famosa a frase: “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”, ao escrevê-la no livro Alice no País das Maravilhas.
Ao aceitar essa frase como verdadeira destacamos, tão importante quanto saber “para onde ir” é saber de “onde estamos” partindo, já que só assim poderemos traçar a melhor rota e iniciar a caminhada sabendo “porquê e como chegar”.
Fique atento, pois, antes de partir numa jornada precisamos definir as ações, os recursos necessários e, principalmente, escolher as pessoas certas que comprometidas com um objetivo compartilhado vão ajudar a chegar aonde todos pretendem chegar.
Entenda jornada como uma caminhada de evolução, é quando já se atingiu o grau de maturidade indispensável para seguir em frente e conquistar novos e melhores resultados profissionais e pessoais. A excelência sempre começa e evolui na gestão do hoje (planejamento, organização, direção, execução e controle) .
Bem … no contexto de manutenção, a elaboração do roadmap nos mostrará o caminho para chegar à excelência, afinal, é uma representação visual de seus planos estratégicos e serve de guia para atingir um objetivo específico. Por isso, unifica:
- O “porquê” (estratégia);
- O “quê” (trabalho que precisará realizar para atingir seus objetivos);
- O “quando” (cronograma para conclusão dos planos).
A seguir, o exemplo do Road Map de Manutenção de Excelência criado pela Gênesis:
Ao observar o roadmap acima, se verifica para cada nível de maturidade existem vários pontos chave a serem desenvolvidos. E, mais importante do que a forma como será desenhado, é que demonstre detalhadamente onde você está indo e como chegará lá.
Vamos relembrar os objetivos de cada nível de maturidade:
- Manutenção DIÁRIA: Estruturar e organizar a manutenção a fim de garantir a efetividade no planejamento e programação dos serviços, foco em atuação baseada no tempo; Executar as intervenções com agilidade, qualidade, segurança e competência dotado de infraestrutura e recursos adequados; Gerenciar os indicadores de performance da manutenção a fim de ter o controle mínimo dos resultados e entregas da manutenção para os seus clientes.
- Manutenção CONSOLIDADA: Tornar o processo de manutenção mais robusto e confiável, atuando de forma padronizada com monitoramento e análise crítica dos resultados a fim de garantir a eficácia da Manutenção; Analisar as ocorrências de determinados problemas com foco em criar contramedidas para a causa raiz; Estabelecer sistemática de atuação baseada na condição dos equipamentos para agregar na confiabilidade. Desenvolver as competências técnicas e de gestão dos profissionais de manutenção.
- Manutenção PROATIVA: Elevar o desempenho da manutenção com o intuito de antecipar as necessidades dos clientes e eliminar os desperdícios no processo de manutenção; Aprimorar a comunicação com os clientes e partes interessadas. Conquistar a colaboração da operação para que seja um parceiro na realização do diagnóstico de falhas e na conservação dos equipamentos; Gerenciar os fornecedores de materiais e prestadores de serviços de forma efetiva, além disso, desenvolvê-los continuamente.
- Manutenção OTIMIZADA: Otimizar o ciclo de vida útil dos ativos e os custos associados, com uma visão de melhoria contínua para o aumento da disponibilidade e performance dos ativos e qualidade dos produtos/ serviços; Estabelecer as condições adequadas para incremento tecnológico, bem como, a utilização da manutenção centrada em confiabilidade; Participar ativamente nos processos de aquisição e projeto dos ativos propondo modificações baseadas no conhecimento técnico e histórico.
- Manutenção de EXCELÊNCIA: Alcançar a excelência no processo de Manutenção por meio da gestão global dos ativos de forma sustentável em consonância com as diretrizes organizacionais e aos padrões de classe mundial; Gerenciar com maestria a rotina e a melhoria no processo de manutenção a partir da implementação de um sistema de gestão de manutenção customizado baseado no ciclo PDCA (planejamento, execução, controle, ação de melhoria e aprendizado contínuo); Ser reconhecido como um diferencial competitivo para o negócio e ter apoio pleno da alta direção.
Dessa forma, o roadmap auxilia na visualização dos pontos chave e fornece aos membros da equipe de manutenção e às partes interessadas a compreensão completa do caminho a ser percorrido para obter o resultado projetado e os planos que serão indispensáveis para alcançá-lo.
Certamente, a construção da manutenção de excelência abrange a efetivação de todas as ações de todos os pontos chave, porém, as pessoas da manutenção já perceberam que as demandas são infinitas e os recursos limitados.
Por esse motivo, fica evidente a necessidade realizar a priorização dos projetos estratégicos relacionados a melhoria do desempenho da manutenção e satisfação dos clientes.
Ok, mas … Quais projetos priorizar? Como identificar os gap´s do processo de manutenção? Como definir quais pontos chave são latentes? De onde os profissionais de manutenção podem extrair dados e fatos confiáveis?
As respostas a esses questionamentos irão contribuir para que a equipe de manutenção crie condições adequadas para entregar de modo satisfatório soluçoes imprescindíveis para a melhora dos resultados da manutenção e, consequentemente, do negócio.
Da mesma forma, antes de entregar a solução que atenda corretamente as necessidades da manutenção é essencial entender:
- Qual é o problema?
- Quem ele atinge?
- Onde está localizado?
- Por que acontece e como se manifesta?
- Quais são as boas práticas executadas?
Então, a aplicação de um diagnóstico nos auxiliará a tomar consciência do momento atual da gestão de manutenção, entender as necessidades especificas e identificar os pontos positivos (boas praticas) e os pontos negativos (problemas).
Para que esse diagnóstico se traduza em ações de melhoria relacionadas ao aumento da disponibilidade, confiabilidade, mantenabilidade, segurança, qualidade e produtividade deve ser realizado com os profissionais que atuam no ambiente da manutenção, gerando informações confiáveis.
Lembre-se, o diagnóstico abrange a coleta de informações e a análise crítica das estratégias, metodologias e resultados. Ou seja, examina com uma lupa o dia a dia da manutenção.
A operacionalização do diagnóstico pode ser feita através de um questionário simples e direto, visando investigar e avaliar de forma detalhada os processos, práticas e o histórico de atuação da manutenção baseada nos cinco níveis de maturidade mencionados anteriormente no road map.
Para tornar mais clara a finalidade do rodmap (guia para a manutenção chegar onde quer chegar); do relatório do diagnóstico (de onde a equipe de manutenção está partindo -situação atual); do plano de aprimoramento (quais ações precisam ser executadas para que a equipe de manutenção chegue onde definiu chegar), segue exemplo: No nível de maturidade relacionado a Manutenção DIÁRIA, um dos objetivos é estruturar e organizar a manutenção a fim de garantir a efetividade no planejamento e programação dos serviços, foco em atuação baseada no tempo.
- Para cumprir esse objetivo um dos pontos chave é a Estratégia de Manutenção, para isso, é importante saber qual é o desempenho operacional que cada equipamento deve atingir para que a empresa alcance seus objetivos e metas.
- Assim, a coleta das informações necessárias para compreensão da situações atual relacionada ao ponto chave Estratégia de Manutenção pode ser realizada através da utilização de um questionário de auto avaliação. É importante que os dados sejam mensuráveis e os fatos verídicos sobre todos os pontos chave, por isso, é sugerido o uso de colunas para perguntas, pontuação e comentários. As perguntas sobre a estratégia de manutenção incluem saber:
- Está definida e formalizada a Estratégia da Manutenção?
- Existe uma sistemática de divulgação da Estratégia da Manutenção? A estratégia está disseminada entre os membros da equipe de Manutenção e demais áreas da organização?
- Estão definidos os objetivos e metas referente ao desempenho financeiro e operacional esperado da Manutenção? Estão alinhados ao Planejamento Estratégico Organizacional?
- A partir da compilação e análise dos dados gerados pelos resultados obtidos pelo diagnóstico do Sistema de Gestão da Manutenção será identificada a situação atual do sistema de manutenção praticado. Igualmente, serão elencadas uma gama de oportunidades de melhoria que se transformarão nas ações contidas no plano de aprimoramento, tais como:
- Definir e formalizar a estratégia de manutenção.
- Definir e formalizar a estratégia da manutenção.
- Divulgar e disseminar a estratégia da manutenção para os membros da equipe de manutenção e demais áreas da organização.
- Definir os objetivos e metas referentes ao desempenho financeiro e operacional da manutenção alinhado ao planejamento estratégico organizacional.
- Compreender a situação atual da Manutenção através da Análise SWOT – Forças e Fraquezas (Cenário Interno) e Oportunidades e Ameaças (Cenário Externo) e correlação quadrantes.
- Elaborar o Plano de Ação (5W2H) para alcançar os objetivos e metas da Manutenção.
- O plano de aprimoramento detalha o caminho a ser percorrido e orienta sobre a forma de implementar os processos chave, trazendo clareza ao seu objetivo, aos pontos chave e as ações necessárias para atingir os resultados de excelência.
Portanto, a criação de um guia é vital para avaliar o desempenho do processo de manutenção e seu potencial futuro bem como traçar o percurso para cumprir objetivos e acompanhar o progresso.
No contexto de Manutenção, Gestores e Equipe de Manutenção devem estar preparados para definir o propósito, objetivos e metas bem como elaborar o planejamento estratégico da manutenção (como, porquê e onde ir).
Para isso, devem conhecer profundamente o dia a dia da manutenção (onde estão). Além disso, é muito importante definir e gerenciar os indicadores para medir e acompanhar o desempenho da manutenção quanto aos seus processos, resultados e satisfação dos clientes.
Dica Gênesis para o Gestor:
Lembre-se, traçar o objetivo que se pretende alcançar consciente de onde estamos partindo e quais serão os recursos necessários e disponíveis é essencial. Reflita:
- por que queremos mudar?
- o que realmente queremos mudar?
- qual o senso de urgência e importância?
- quem são os agentes da mudança e as partes interessadas?
- quais áreas e resultados serão impactados?
- quais comportamentos atuais precisam ser mudados?
- como estão as pessoas?
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
