A gestão de materiais e peças sobressalentes na manutenção é um fator essencial para melhoria da disponibilidade desde que possamos compreender:
- Por que fazer a gestão?
- Para que e a quem serve?
- Qual é a estratégia?
- Esta estratégia está alinhada a proposta de valor que a manutenção estabeleceu fornecer ao negócio?
- O que é permitido fazer para estruturar, organizar e controlar o estoque?
- É preciso capacitar os profissionais responsáveis para obter o desempenho desejado?
Lembrando, a gestão de peças de reposição destinadas ao almoxarifado da manutenção abrange definir: como fazer a identificação das peças; como classificar a frequência de uso das peças; quando e de quem irá comprar; qual o método para realizar os pedidos/solicitações; como e onde guardar; como distribuí-las.
Também envolve monitoramento, rastreamento e controle das peças em estoque para assegurar que os itens solicitados estejam disponíveis e acessíveis no exato momento em que forem necessários.
Para que isso aconteça, será indispensável prever e antecipar a demanda, visando aumentar a efetividade das intervenções, reduzir o tempo de inatividade dos ativos e garantir a disponibilidade de peças de reposição básicas e emergenciais, principalmente dos equipamentos com maior grau de criticidade.
Então, justamente para garantir o menor custo e não comprometer a disponibilidade de equipamentos e instalações é necessário determinar que haja peças de reposição em estoque e/ou que o prazo de entrega ocorra o mais rápido possível. Tendo em mente que precisamos determinar critérios para quantidade e tamanho do estoque, já que espaço e custo são pontos de atenção.
Assim, é fundamental mapear e desenvolver fornecedores, analisando o tempo e agilidade das entregas bem como a qualidade dos itens adquiridos (durabilidade, desempenho, confiabilidade, conformidade com as especificações, atendimento normas).
Outro ponto chave será valorizar a expertise da equipe de manutenção na gestão do almoxarifado, pois, o envolvimento na análise de dados e fatos relacionados ao uso e a qualidade dos materiais e peças contribui para as melhorias.
Além disso, vai conscientizando os profissionais sobre a relevância do correto registro das informações para decisões tomadas quanto a quais peças precisam estar estocadas e disponíveis para agilizar intervenções e manter os equipamentos em funcionamento.
Por exemplo, o preenchimento correto da ordem de serviço pode fornecer as seguintes informações:
- Tempo médio entre de falhas;
- Tempo de realização de cada serviço;
- Número de falhas ocorridas;
- Tipo e número de peças que estão sendo substituídas;
- Datas de realização cada serviço (horas trabalhadas).
- Equipamentos ativos ou inativos;
Entre outros subsídios para otimizar, prevenir e antecipar as demandas por peças de reposição de forma assertiva.
Igualmente, a todo momento a equipe de manutenção está aprendendo com as intervenções realizadas nos equipamentos, isso lhes possibilita identificar as falhas mais frequentes e a confirmar de quanto em quanto tempo realizou a troca da mesma peça em um mesmo equipamento. Essas observações e todas as evidências podem ser aproveitadas no planejamento e identificação de quais peças de reposição deverão ficar em estoque para garantir a disponibilidade e a eficiência produtiva.
Cabe destacar, quando a manutenção desenvolve seus fornecedores é possível negociar para que essas peças somente sejam entregues em um período predeterminado, de tal modo que as peças ficam no estoque de quem fornece, isso, também garante a peça certa, na quantidade certa, no momento certo.
É muito importante compreender que o estoque de peças sobressalentes da manutenção visa equilibrar a previsão de demanda e o controle auxilia a obter informações seguras para tomada de decisão com o foco de manter as operações relacionadas ao almoxarifado de manutenção no padrão de comportamento desejado.
Alguns indicadores de performance devem ser definidos visando conseguir o menor custo, porém, sem afetar a disponibilidade, por exemplo: valor e quantidade do estoque; número de pedidos de emergência; custo geral; tempo de inatividade ocasionado pela falta de peças de reposição; custos de armazenamento.
Portanto, para gestão eficaz dos materiais e peças sobressalentes é básico o desenvolvimento de fornecedores, o mapeamento das peças críticas, padronizar o cadastro, manter o estoque de materiais em condição de uso, dar destino correto aos materiais obsoletos, realizar um inventário cíclico, avaliar o desempenho dessa gestão.
Destacamos, que as estratégias de gestão de peças sobressalentes devem contemplar tanto as atividades corretivas como preventivas porque isso tem grande influência na efetividade da gestão.
Dica Gênesis para o Gestor:
Quando tratamos de peças sobressalentes é muito importante:
- Definir a quantidade e localização (custo de aquisição e de armazenamento).
- Detectar o tempo de vida útil das peças visando agilidade no ajuste do estoque (custo transporte e do prazo de entrega ao cliente).
- Atentar a localização de armazenamento e ao tempo de resposta as solicitações das peças (logística).
- Revisar periodicamente o estoque para que a peça sobressalente seja substituída no prazo predeterminado.
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
