Segundo Sun Tzu (544-496 a. C.) estrategista, general e filosofo chinês “Comandar muitos é o mesmo que comandar poucos. Tudo é uma questão de organização.”
No contexto empresarial e de manutenção, a organização faz parte da função administrativa, juntamente com os processos de planejamento, direção e controle.
Logo, a fim de alcançar de forma efetiva os objetivos organizacionais e os resultados almejados serão fundamentais o arranjo e alocação dos recursos; a combinação de esforços individuais para realização de propósitos coletivos; a definição e distribuição das funções, responsabilidades e entregas de cada membro da equipe de manutenção.
A definição da forma de organização é essencial para otimizar o fluxo de valor e o fluxo contínuo da manutenção. Já que, a organização da manutenção está diretamente relacionada com a forma de atuação, o arranjo físico e a estratégia usada para coordenação dos recursos.
Podemos classificar as formas de organização da manutenção em quatro tipos: Centralizada, Descentralizada, Terceirizada e Mista.
É muito importante ressaltar, antes de “bater o martelo” sobre a utilização de um ou mais tipos de formas de organização, os gestores de manutenção devem considerar as características do negócio, o tamanho da planta, a complexidade dos equipamentos, a estabilidade do processo, a cultura e a maturidade da liderança e equipe.
Outro aspecto a se considerar, a escolha pela forma de organização está baseada nas perspectivas de Mantenabilidade (agilidade na intervenção), Confiabilidade (não falhar) e Proatividade (melhoria continua). Também, está relacionada à estrutura organizacional da Manutenção.
Certamente, a forma de organização implementada impactará o método de trabalho, a utilização dos recursos, o desempenho da equipe, a execução dos serviços, a integração com as demais áreas da empresa, os custos e o desempenho da manutenção.
A seguir, vamos nos aprofundar em cada uma desses tipos, a fim de entender os principais fatores que orientam a tomada de decisão sobre qual a melhor forma de organização e atuação da manutenção.
MANUTENÇÃO CENTRALIZADA: Caracteriza-se por ter todas as intervenções planejadas e dirigidas por uma manutenção central, o que resulta em maior facilidade em uniformizar a rotina e a comunicação.
A oficinas centralizadas permitem o compartilhamento dos recursos, tais como, ferramentas, equipamentos e instrumentos bem como o aproveitamento dos serviços centralizados de apoio a todas as ouras áreas da organização.
Assim, pode evitar a duplicação por setores ou unidades de operação, consequentemente, resulta em menores custos.
As Equipes de Manutenção atendem toda a fábrica e, a princípio, ficam mais distantes de algumas áreas, o que pode refletir em baixa integração da manutenção e operação. Igualmente, implica na existência de uma equipe dedicada para realizar diferentes tarefas de manutenção.
Além disso, em áreas de menor criticidade para o negócio, o atendimento pode ser comprometido. Entretanto, a forma centralizada colabora para a gestão de pessoas e o aproveitamento dos profissionais, tanto na manutenção das áreas como nas oficinas. Essa forma de organização é amplamente utilizada em plantas com áreas menores, ou seja, onde há concentração de equipamentos em um único local.
MANUTENÇÃO DESCENTRALIZADA: Preconiza a divisão da fábrica em áreas ou setores, dessa forma, os profissionais de manutenção desenvolvem conhecimentos específicos da área em que atuam, o que contribui para maior assertividade nas intervenções.
A Localização física e o estoque de peças são juntos a cada unidade, assim, resulta em custos mais elevados, principalmente, pela duplicidade de recursos necessários para a execução dos serviços. Além disso, pode refletir no aumento do quadro de pessoas.
As Equipes de Manutenção atendem áreas específicas, isso, contribui para melhor relacionamento com a operação e agilidade na tomada de decisão, pois, os profissionais têm maior domínio e proximidade no dia a dia da área.
É preferível em serviços de natureza muito diversa, uma vez que serão necessários profissionais com conhecimentos e expertises específicas. Desse modo, exige uma maior qualidade dos profissionais de manutenção.
Essa forma de organização é muito utilizada em plantas com áreas maiores.
MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA: Cresce a cada dia, sendo comum as empresas terceirizarem pelo menos parte das operações de manutenção.
Essa forma de organização diz respeito à transferência de trabalhos de manutenção para terceiros, baseando-se em uma relação de parceria.
É utilizada para obter acesso a habilidades especializadas e, em muitos casos, para a redução de custos com mão de obra direta.
A terceirização de parte das operações da manutenção possibilita a melhoria da produtividade e qualidade do serviço oferecido, bem como traz maior foco para a manutenção interna no core do negócio, ou seja, nos equipamentos que trazem resultados e lucros direto para a empresa.
A manutenção terceirizada pode ter um ótimo custo-benefício, mas pode trazer aos gestores um receio por falta de controle, uma vez que acreditam que serão incapazes de gerenciar diretamente, definir prioridades de tarefas e instruir a força de trabalho terceira.
Esses gestores pensam que uma equipe interna tem uma compreensão maior do negócio e de suas expectativas do que uma empresa contratada, porém, com a prática de contratos de performance, esse cenário está mudando.
Todo negócio é único. Ao decidir terceirizar a manutenção ou gerenciá-la com uma equipe interna, os gestores devem considerar as necessidades de sua instalação e equipamentos em relação ao desempenho, custo e risco.
MANUTENÇÃO MISTA: É a forma de organização em que o sistema empregado pode incluir a manutenção centralizada, descentralizada e terceirizada.
Essa forma de atuar da manutenção permite uma decisão compartilhada e sinergia entre os processos e todos os envolvidos.
Assim, apresenta um melhor aproveitamento do capital intelectual da manutenção e a disseminação das melhores práticas.
A forma de organização mista traz a possibilidade de desenvolver estruturas mais enxutas e equalização dos níveis de serviço da manutenção.
Portanto, a forma na qual a manutenção está organizada ajuda: a compreensão de seu propósito e de seu próprio funcionamento; a identificação dos gaps´s no processo, tomada de decisões seguras e ágeis, escolha de layouts adequados, gestão eficaz do ferramental, peças sobressalentes, arquivos técnicos para cumprimento dos serviços com segurança, qualidade, disponibilidade e produtividade.
Dica Gênesis para o Gestor:
A gestão de terceiros é fundamental para o desempenho da manutenção, pois abrange as relações de parceria com as empresas prestadoras de serviço. Para isso, precisa desenvolver a confiança, a cooperação e os ganhos estratégicos.
O foco é contratar soluções para o aumento da disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos, redução de custos de manutenção, melhoria no uso dos recursos e parcerias na resolução de problemas específicos.
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
