Apenas Fornecedores ou Parceiros Estratégicos da Manutenção?

Sob a ótica dos princípios da Manutenção Lean alinhados a Gestão da Manutenção e Gestão de Ativos, a resposta mais adequada para a pergunta/título é PARCEIROS ESTRATÉGICOS DA MANUTENÇÃO.

Segundo Jeffrey K. Liker e David Meier (2007), fornecedores e funcionários devem ser valorizados pelas organizações, com foco em seu desenvolvimento e reconhecimento. A responsabilidade compartilhada, o respeito pelas pessoas e a busca pela melhoria contínua são pilares fundamentais para aumentar a produtividade e a eficiência operacional.

Mais do que alocar profissionais capacitadas para execução de serviços específicos, uma empresa parceira entrega soluções essenciais que impactam diretamente a performance do cliente, envolvendo, inteligência técnica, inovação contínua e um compromisso real com os resultados.

É essa atuação estratégica que transforma o fornecedor em um agente de valor, alguém que alinha recursos e esforços para atingir objetivos mais amplos, contribuindo ativamente para o sucesso do negócio. Ao compreender a relevância desse tema, é necessário refletir sobre alguns questionamentos básicos, tais como:

O que é Ser Fornecedor e como gerenciá-los?

Ser um fornecedor significa ser a empresa ou pessoa que fornece produtos ou serviços a outra empresa, organização ou consumidor. Pode ser uma empresa que entrega matérias-primas, peças, insumos, treinamentos ou produtos e serviços de diferentes naturezas.

Cabe ressaltar, terceirizar não é abrir mão do controle. É saber direcionar o foco da equipe interna para o que realmente gera valor e contar com parceiros certos para o restante!

Então, gerenciar fornecedores/terceiros na manutenção vai muito além de controlar contratos. Trata-se de construir parcerias sólidas e estratégicas de longo prazo, onde todos praticam uma relação GANHA (empresa contratante), GANHA (empresa contratada) GANHA (cliente final, sociedade, meio ambiente). Por exemplo:

1. A empresa contratante ganha com uma solução inovadora e eficiente;
2. O fornecedor ganha com uma parceria confiável, estável e transparente;
3. O cliente final ganha com um produto/serviço entregue com garantia de qualidade, menor custo e maior valor agregado.

A própria equipe de manutenção interna GANHA: tempo, conhecimento, segurança, reconhecimento e um ambiente de trabalho mais saudável. Isso fortalece a motivação, o engajamento e a capacidade de entregar resultados sustentáveis — fechando o ciclo de valor para todos os envolvidos. Ou seja:

Mais confiabilidade e previsibilidade: Fornecedores comprometidos entregam peças, insumos e serviços de qualidade no prazo. Isso reduz retrabalho e emergências, permitindo que a equipe trabalhe mais de forma planejada e menos de forma reativa.

Transferência de conhecimento e capacitação: Fornecedores parceiros compartilham know-how técnico, treinamentos e atualizações tecnológicas. A equipe se mantém atualizada e mais capaz de operar e manter ativos com eficiência.

Redução de pressão e estresse operacional: Quando fornecedores cumprem prazos e padrões de qualidade, a manutenção deixa de “apagar incêndios” constantemente. O clima organizacional melhora e há mais foco na melhoria contínua.

Oportunidade de inovação e melhoria contínua: Parcerias estratégicas estimulam projetos conjuntos para otimização de processos e aplicação de novas tecnologias (IoT, manutenção preditiva, etc.). A equipe se torna protagonista das inovações e não apenas executora.

Reconhecimento e valorização interna: Quando a manutenção entrega bons resultados apoiada por bons fornecedores, a percepção da área dentro da empresa melhora. Isso pode resultar em mais recursos, mais autonomia e até oportunidades de crescimento profissional.

A visão proativa dessa relação é extremamente importante porque reforça o compromisso ético, sustentável e colaborativo nos negócios. Ou seja, todos devem avançar juntos.

Por que é relevante criar um banco de fornecedores?

É muito importante saber onde estão nossos fornecedores e de que forma agregam valor a atividade fim da empresa contratante. Criar um banco de fornecedores confiável se torna relevante para que em cada nova demanda de fornecimento solicitada, o setor responsável pela aquisição ou contratação de produtos e/ou serviços não tenha que partir do zero.

Um banco de fornecedores confiável é essencial para qualquer estratégia robusta de manutenção, especialmente quando falamos em ampliar soluções sem gerar dor de cabeça. Porém, antes de sair cadastrando nomes, defina categorias claras para organizar os fornecedores de forma estratégica.

Exemplos:

Produtos	peças de reposição, lubrificantes, EPIs, sensores, etc.
Serviços técnicos	caldeiraria, usinagem, elétrica, automação, manutenção preditiva.
Serviços especializados	análises de óleo, inspeções NR, treinamentos técnicos e comportamentais
Tecnologia e software	CMMS, monitoramento online, IoT, etc.

Isso facilita análises e cruzamento de dados depois.

Também, defina os critérios mínimos para inclusão no banco de fornecedores. Será necessário criar um checklist objetivo para validar um fornecedor antes de incluí-lo no banco. Isso evita dores de cabeça futuras. Por exemplo: Documentação fiscal regularizada (CNPJ, Inscrição Estadual); Certificações exigidas (ISO, NR, etc.); Referências de outros clientes; Histórico de atendimento e prazos; Capacidade técnica e estrutura; Atendimento em situações emergenciais; SLA mínimo (Tempo de Resposta e Tempo de Execução).

Pode-se usar uma planilha com notas por critério (ex: 1 a 5) ou um sistema para pontuação automática. Depois, aplique uma avaliação prática antes da homologação. Sempre que possível, teste o fornecedor com uma demanda pequena antes de homologá-lo. Isso permite validar prazos reais; avaliar qualidade técnica; observar clareza na comunicação e pós-venda.

Lembre-se, mantenha uma ficha técnica atualizada de cada fornecedor, registrando seus dados cadastrais. Uma ficha bem estruturada ajuda a tomar decisões mais rápidas e embasadas.

É fundamental reavaliar os fornecedores periodicamente. Então, crie um processo de revisão semestral ou anual, com critérios como: Confiabilidade; Preço; Qualidade técnica; Suporte; Cumprimento de prazos.

Um bom fornecedor hoje pode perder performance amanhã. O inverso também é verdadeiro. O ideal será integrar com seu sistema de manutenção (CMMS/EAM). Assim, se a empresa usa um sistema de gestão de manutenção, integre o banco de fornecedores. É recomendado, associar os fornecedores aos tipos de ativos ou ordens de serviço.

Além disso, para orientar decisões emergenciais e evitar retrabalho com fornecedores tenha alertas para contratos vencendo, defina indicadores de desempenho e classifique os fornecedores em níveis, por exemplo: a) confiáveis, certificados, recomendados; b) regulares, ainda em observação; c) evitáveis ou com restrições.

Logo, para identificar bons fornecedores será necessário pesquisar com profundidade, identificar fornecedores na sua região, participar de eventos do ramo, avaliar o atendimento nos primeiros contatos, consultar os fabricantes e fazer muito networking.

Outro aspecto importante é a integração ou onboarding de fornecedores, é o processo de inclusão de empresas fornecedoras à rede de abastecimento do negócio contratante. Essa pratica colabora para que o fornecedor compreenda a cultura organizacional da contratante.

Como a empresa contratante ajuda o fornecedor a evoluir?

O relacionamento entre empresas e seus fornecedores vem ganhando importância estratégica. Deixou de ser uma simples transação comercial e passou a exigir confiança mútua, alinhamento de objetivos e desenvolvimento contínuo.

Os principais pontos práticos são:

Compartilhar informações de forma clara e transparente: Especificações técnicas completas, históricos de falhas, objetivos do serviço, indicadores esperados. Quanto mais clareza, menos retrabalho e mais valor na entrega. Exemplo: mostrar ao fornecedor o impacto de uma falha naquele ativo em que algum serviço é executado no processo produtivo ajuda a priorizar e atuar com mais foco.

Estabelecer metas conjuntas e indicadores de desempenho (KPIs): Coletar e analisar indicadores como MTTR, disponibilidade, qualidade de serviço etc. Ou seja, definir objetivos realistas e mensuráveis que os dois lados acompanhem. Isso transforma o fornecedor em parte do resultado, não apenas um executor de ordens.

Envolver o fornecedor nos desafios da planta: Convide o fornecedor para participar de reuniões de planejamento, análises de falhas e soluções de problemas (ex. kaizen). Mostre os problemas reais que a manutenção enfrenta. Um fornecedor que entende o contexto pode propor soluções mais eficazes e até inovar junto com a empresa.

Investir em capacitação conjunta: Promover ou apoiar treinamentos técnicos, workshops, integração de segurança, normas da planta. Empresas que capacitam seus fornecedores recebem entregas com mais qualidade e menos riscos.

Fornecer infraestrutura e condições para a execução: Garantir acesso às ferramentas, EPIs, documentação, liberação de área e apoio operacional. Às vezes o fornecedor até tem o know-how, mas enfrenta barreiras internas da contratante que afetam a entrega.

Quando a empresa contratante atua ativamente no relacionamento, ela não apenas recebe um serviço melhor, mas também ajuda o fornecedor a evoluir, o que gera valor compartilhado e resultados sustentáveis para ambos.

Quais são os critérios seguros para definição do que terceirizar?

Antes de decidir o que terceirizar, analise se é estratégico e tem impacto direto na eficiência, segurança, qualidade e nos custos.

Avalie o core business – Reflita: Essa atividade é essencial para o meu processo produtivo ou está fora do meu negócio principal?

Geralmente, aquilo que é crítico para o funcionamento da planta se mantem internamente. Os serviços que não impactam diretamente o diferencial competitivo (ex: limpeza técnica, jardinagem, pequenas obras civis, treinamentos), pode-se terceirizar.

Mapeie as competências internas – Reflita: Tenho equipe capacitada, com recursos e segurança para executar essa atividade com qualidade?

Comumente, quando há um know-how crítico que não pode ser perdido se mantem internamente. Quando falta especialização ou o custo de manter essa competência é alto se opta por terceirizar.

Classifique por criticidade: Use a matriz de criticidade dos ativos (frequência x impacto da falha). Analise as atividades ligadas a ativos críticos: a tendência a manter internamente. E, atividades de baixa criticidade: candidatas à terceirização.

Avalie fatores de custo-benefício: Considere o Custo direto (mão de obra, peças, deslocamento); o Custo indireto (paradas, retrabalho); o SLA exigido (tempo de resposta); o Escalabilidade e flexibilidade do serviço.

Considere requisitos legais e de segurança: Serviços com altos riscos (NRs) ou exigências de licenciamento são mais delicados. Pode valer a pena terceirizar, desde que o parceiro tenha certificações e conformidade legal garantidas.

Defina níveis de terceirização: Pode modular a terceirização em níveis, tais como:

• Terceirização completa: contrato global (ex: manutenção predial completa);
• Terceirização por demanda: chamado eventual (ex: solda estrutural pontual);
• Terceirização especializada: áreas que exigem alta tecnologia (ex: análise de vibração, termografia, ultrassom).

Exemplo:

Quais os principais critérios para utilizar nos contratos de performance?

Outro ponto chave da relação entre empresas e seus fornecedores são os contratos de performance, que alinham expectativas e resultados desde o início.

Um contrato de performance é aquele em que a remuneração do fornecedor está vinculada ao desempenho medido por indicadores claros. Para funcionar bem, é preciso definir critérios objetivos, mensuráveis e alinhados às metas do negócio.

Lembre-se, as organizações tem a necessidade latente de definir critérios claros e objetivos quando da escolha de seus fornecedores. O principal critério envolve a confiança, já que os fornecedores precisam ser considerados como parceiros do negócio. Além desse, temos:

Esses critérios abrangem:

• Maior disponibilidade da planta e confiabilidade dos equipamentos;
• Diminuir os custos de manutenção (por vezes, no médio e longo prazo);
• Maior atuação na causa básica dos problemas;
• Melhor utilização dos recursos aplicados;
• Maior autonomia da contratada;
• Preocupação da contratada com relação a boa operação dos equipamentos;
• Resultados positivos divididos entre as partes.

Um contrato de performance eficiente traduz expectativas em números e vincula resultados à remuneração. Assim, o fornecedor deixa de ser apenas executor e passa a ter responsabilidade direta sobre a entrega de valor.

O que significa desenvolvimento de fornecedores?

O desenvolvimento de fornecedores é muito mais do que avaliar preços ou trocar de prestador. É um processo estruturado para melhorar a capacidade, a qualidade, a eficiência e o alinhamento estratégico dos fornecedores que já trabalham com você potenciais parceiros.

Na prática, desenvolver fornecedores significa investir no aperfeiçoamento contínuo desses parceiros e estar sempre de olho em novas soluções que o mercado oferece. Envolve:

Avaliação contínua de desempenho: Medir qualidade, prazo, custo, segurança, atendimento a SLAs e conformidade legal. Ferramentas comuns: indicadores (KPIs), checklists, auditorias técnicas.

Treinamento e capacitação conjunta: Oferecer workshops, alinhamentos técnicos e treinamentos sobre processos, normas, segurança e novas tecnologias.  Com o objetivo de  alinhar o fornecedor ao padrão da sua operação.

Compartilhamento de informações e integração de sistemas: Conectar o fornecedor ao PCM, ERP ou CMMS para melhorar planejamento, controle e rastreabilidade. Garantir que ele trabalhe com as mesmas bases de dados e prioridades que a equipe interna.

Melhoria contínua (Kaizen conjunto): Trabalhar junto para reduzir desperdícios, otimizar processos e inovar em soluções. Envolver o fornecedor nas análises de causa raiz e projetos de eficiência.

Parcerias de longo prazo com visão estratégica: Foco em relações ganha-ganha-ganha (empresa, fornecedor e cliente final). Estabilidade para que o fornecedor invista em tecnologia e capacitação.

O desenvolvimento de fornecedores engloba diversas medidas implementadas com o objetivo de dar suporte à formação de uma base de abastecimento sólida, precisa e confiável, tais como análise de qualidade do que é fornecido e checagem do histórico de referências desse parceiro comercial. Além disso, é importante:

Definição de estrutura organizacional: é necessário que a área de manutenção e demais áreas correlatas tenham clareza de funções e entregas.

Cultura e estratégia compartilhadas: equipes e fornecedores precisam compreender a importância do trabalho conjunto, alinhado às diretrizes estratégicas da empresa.

Relacionamento próximo com fornecedores: é preciso tratar os parceiros com o mesmo zelo com que tratamos os colaboradores internos.

Organização de aprendizagem contínua: mais do que seguir normas, é essencial adaptar, melhorar e aprender continuamente para atender às demandas do negócio.

Desenvolver fornecedores é trazer o parceiro para dentro do seu padrão de excelência, ajudando-o a evoluir para que ele possa entregar mais valor, mais rápido, com menos falhas e mais alinhado à estratégia da empresa.

Como elaborar a avaliação de fornecedores?

Elaborar a avaliação dos fornecedores envolve o processo de analisar, qualificar e selecionar empresas prestadoras de serviço ou fornecedoras de materiais com base em critérios técnicos, legais, financeiros e operacionais, para garantir que elas atendam aos requisitos da sua empresa, principalmente nas áreas de manutenção, onde há riscos e impacto direto na operação.

Fique atento, pois, mais do que avaliar fornecedores pelo menor preço, é necessário considerar o valor agregado ao processo de manutenção, como:

• Redução de riscos operacionais;
• Confiabilidade nas entregas;
• Contribuições técnicas para melhoria de processos;
• Adaptação a novas demandas do cliente.

Exemplo de como fazer a avaliação de fornecedores (passo a passo):

Defina os critérios de avaliação: Por exemplo, monte uma matriz com critérios como:

Solicite documentação e dados do fornecedor: Monte um checklist com tudo que você precisa:

• Contrato social e CNPJ
• Certidões negativas (INSS, FGTS, Receita, etc.)
• PPRA, PCMSO, ASO, treinamentos (NR10, NR35 etc.)
• Lista de clientes atendidos (referência)Apólice de seguro (em caso de acidentes)
• Certificados de qualidade ou especialização técnica
• Propostas técnicas e comerciais.

Aplique uma pontuação: Monte uma planilha com pesos e notas para cada critério (ex: de 0 a 5). Exemplo:

Você pode definir um ponto de corte (ex: 70%) para habilitar o fornecedor.

Faça uma visita técnica (se possível): Isso permite verificar estrutura real, condições de trabalho, organização, frota, oficinas etc.

Consulte referências: Pergunte a outras empresas que contrataram o fornecedor e busque histórico de incidentes, reclamações ou processos trabalhistas.

Cadastre e aprove o fornecedor: Se aprovado, o fornecedor é incluído na lista de fornecedores homologados para futuras contratações e registre a avaliação em sistema ou planilha. Depois de contratado, o fornecedor deve ser reavaliado periodicamente, com base em: qualidade do serviço entregue; cumprimento de prazos; ocorrência de incidentes; feedback dos supervisores e técnicos da sua equipe.

Fica evidente que os fornecedores devem ser considerados estratégicos para a manutenção e para a gestão da cadeia de suprimentos como um todo.

O que é considerado um ótimo fornecedor?

No ambiente de manutenção, um ótimo fornecedor não é apenas aquele que entrega no prazo ou tem preço competitivo. É aquele que contribui diretamente para a confiabilidade, segurança e eficiência da operação, de forma consistente, colaborativa e estratégica.

Na prática, um ótimo fornecedor é aquele que…

• Entrega com qualidade e no prazo (sempre), isso deveria ser básico, mas nem sempre acontece. Um ótimo fornecedor entrega o que foi combinado, no tempo combinado, com o padrão de qualidade exigido. Sem desculpas, sem retrabalho, sem “gambiarras”.
• Conhece o seu negócio, ou seja, entende como sua planta funciona, o impacto de um atraso ou erro, e as particularidades dos seus ativos. Fala a “linguagem da fábrica”. É proativo: propõe melhorias, alternativas e soluções técnicas.
• É confiável e transparente, mantêm uma constância, não esconde falhas, informa desvios com antecedência, assume responsabilidades e resolve. Um ótimo fornecedor é um parceiro que você pode confiar até quando dá problema.
• Cumpre requisitos legais, técnicos e de segurança. Está 100% regularizado (documentação, treinamentos, NR’s, seguros, etc.). Entrega laudos, certificados, relatórios e registros de forma clara e dentro do padrão exigido.
• Tem boa comunicação e relacionamento. Responde rápido, fala com clareza, documenta bem, mantém o contratante sempre informado. Tem postura profissional e relacionamento ético e respeitoso com a equipe interna.
• É flexível e adaptável porque consegue se ajustar a mudanças de escopo, urgências ou necessidades específicas da planta. Oferece soluções mesmo fora do “script”, com agilidade e inteligência.
• É tecnicamente competente e bem estruturado, possui Equipe capacitada, ferramentas adequadas, processos organizados. Possui experiência comprovada e capacidade técnica para resolver o problema com segurança e eficiência.
• Agrega valor além da entrega, pois, ajuda a reduzir custos, evitar falhas futuras, melhorar processos e gerar ideias. É parceiro na busca por produtividade, inovação e performance.
• Aceita (e busca) melhoria contínua: Recebe feedback com maturidade, busca evoluir. Tem visão de longo prazo e quer crescer junto com o cliente.

É um fornecedor que, ao revisar um redutor, percebe um desgaste anormal, avisa o cliente, sugere a inspeção de um outro componente que está causando o problema e ainda entrega o relatório com causa raiz, esse é o tipo de fornecedor que você quer manter por perto. Ou sejam um ótimo fornecedor é alguém que resolve, contribui e evolui com você.

É fundamental ter em mente: Cada fornecedor  é contratado para entregar uma SOLUÇÃO!

A manutenção demanda muito mais do que execução pontual de serviços. Requer integração, confiabilidade, rastreabilidade de dados, cumprimento de SLAs e foco na geração de valor para o negócio. Nesse cenário, os fornecedores deixam de ser simples prestadores e passam a ocupar um papel estratégico na cadeia produtiva.

A adoção de contratos de performance, desenvolvimento técnico conjunto, padronização de processos e alinhamento às metas operacionais e de segurança são práticas que caracterizam esse novo modelo de parceria.

Além disso, ao envolver os fornecedores nos processos de melhoria contínua (Kaizen), gestão de riscos e inovação, a organização fortalece sua capacidade de resposta, competitividade e sustentabilidade operacional.

Portanto, não se trata apenas de terceirizar tarefas, mas de construir relações baseadas em confiança, desempenho mensurável e evolução contínua, alinhadas aos objetivos estratégicos da manutenção e da empresa como um todo.

Fique ligado, um fornecedor contratado entrega uma solução integrada e de alto valor, desenvolvida com base em expertise técnica, aplicação de tecnologias e conhecimentos fundamentados em estudos e vivência prática, agregando inteligência e resultados reais à operação da empresa contratante.

Dica Gênesis para o Gestor:

Como a Gestão de Fornecedores se conecta ao Pensamento Lean na Manutenção

No Lean, todo processo deve agregar valor ao cliente, eliminar desperdícios e buscar a melhoria contínua. Nesse contexto, a forma como a empresa se relaciona com seus fornecedores é estratégica. Veja como se conectam:

Fornecedores como extensão da cadeia de valor: No Lean, o fornecedor não é apenas um prestador de serviço — ele é parte do sistema. A qualidade, a confiabilidade e a flexibilidade da manutenção dependem da entrega certa, na hora certa, com os recursos certos. Isso exige parcerias alinhadas com os princípios Lean.

Eliminação de desperdícios com contratos bem geridos: Uma má gestão de terceiros pode gerar retrabalho, atrasos, estoques excessivos, falhas operacionais — tudo o que o Lean combate. Por isso, o uso de contratos de performance, padronização de processos, treinamentos conjuntos e integração com o PCM são essenciais.

Este artigo nasce de um estudo muito mais amplo, desenvolvido para a elaboração de um conteúdo técnico. Mas, durante a pesquisa, percebi algo importante: este tema não pode ficar restrito a relatórios ou apresentações internas. Ele precisa ser debatido, explorado e aprofundado por todos que atuam na manutenção.

Por isso, decidi abrir um recorte da minha pesquisa e trazer aqui alguns pontos que considero essenciais.

Minha intenção? Provocar reflexão, trocar ideias e, quem sabe, inspirar novas práticas no seu dia a dia.

Autora: Mara Rejane Fernandes