Segundo Sun Tzu (544-496 a. C.) “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças.”
Em nossa opinião, a afirmação do general, estrategista e filósofo chinês revela a importância de se conhecer a si mesmo antes de definir e coordenar as ações necessárias para vencer desafios e alcançar metas e objetivos.
Para que Gestores e Líderes de Manutenção consigam traçar as melhores estratégias e eficientes planos de manutenção bem como cumprir metas de curto, médio e longo prazo, é indispensável que saibam onde e como o processo de manutenção se encontra no presente, ou seja, tomar consciência da situação atual da Gestão da Manutenção.
Então, a fim de entender e contribuir no desenvolvimento da manutenção em que você atua é muito importante conhecer a estrutura, a organização, o propósito do negócio e compreender o papel estratégico da Manutenção em relação à organização na qual está inserida.
Assim, é essencial analisar os gaps entre o que a organização necessita que a manutenção entregue e o que realmente a manutenção está entregando.
Uma ferramenta que sugerimos seja aplicada para auxiliar na análise das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da Gestão da Manutenção é a Matriz SWOT.
A SWOT foi elaborada por Albert Humphrey, um consultor em gestão do instituto de pesquisas da Universidade de Stanford em meados de 1960 e 1970. É uma ferramenta utilizada para fazer análise de cenários internos e externos de uma organização. E, sua sigla significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças)
A Matriz SWOT é uma ferramenta de gestão simples e eficaz que ajuda a identificar o cenário interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e amaças) da manutenção, permitindo a tomada de decisões estratégicas baseada em informações qualificadas vindas diretamente da fonte: gestores, técnicos, analistas e líderes de manutenção.
Ou seja, os próprios profissionais que vivem o dia a dia de manutenção serão os responsáveis por, de acordo com sua percepção, identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas ao processo de manutenção como um negócio, possibilitando a compreensão dos cenários interno e externo e priorização das ações.
Destacamos que a regra é clara, sendo assim, as forças devem ser potencializadas, as fraquezas combatidas, as oportunidades aproveitadas e as ameaças reduzidas.
No Ambiente Externo:
As OPORTUNIDADES se referem ao que está disponível no mercado, mas atenção, elas devem estar alinhadas à visão estratégica da organização.
- Questão:
- Quais são as oportunidades disponíveis para sua empresa e a manutenção?
- Exemplos de respostas:
- Novas tecnologias;
- Processos bem definidos;
- Planos de Manutenção;
- Time capacitado tecnicamente.
- Reflexão:
- Como detectar e aproveitar essas oportunidades emergentes?
As AMEAÇAS incluem o que potencialmente pode acontecer para prejudicar a performance do negócio e da manutenção.
- Questão:
- Quais são as ameaças que podem prejudicar a manutenção?
- Exemplos de respostas:
- Custo da manutenção;
- Ruídos na comunicação;
- Política de spare parts;
- Gestão do conhecimento dos profissionais.
- Reflexão:
- Que estratégias podem ser aplicadas para eliminar essas ameaças?
Fique atento, porque as oportunidades para Manutenção podem ficar mais evidentes quando se considera as demais áreas da organização como parte de seu ambiente externo.
Da mesma forma, quando consultamos o planejamento estratégico da empresa, temos acesso a muitas informações relevantes, como por exemplo, a situação de mercado para empresa e quais são seus objetivos e metas.
É fundamental entender, que as ameaças do ambiente externo que atingem a organização também impactam a Manutenção.
No Ambiente Interno:
As FORÇAS são os atributos únicos da Manutenção, que contribuem diretamente para alcançar os seus objetivos.
- Questão:
- Quais são os pontos fortes de sua manutenção?
- Exemplos de respostas:
- Equipe capacitada;
- Oficina estruturada;
- Tecnologia e ferramental;
- Equipe para execução das atividades preventivas.
- Reflexão:
- Como aproveitar esses pontos fortes?
As FRAQUEZAS se referem ao que a Manutenção poderia fazer melhor e o que a afasta dos seus objetivos.
- Questão:
- Quais são os pontos fracos de sua manutenção?
- Exemplos de respostas:
- Quadro técnico limitado;
- Históricos não confiáveis;
- Gestão estoque;
- Falta de procedimentos operacionais;
- Reflexão:
- Que estratégias podem ser desenvolvidas para melhorar essa situação?
Quando analisamos o ambiente interno, precisamos usar uma “lupa” para enxergar no detalhe o processo de manutenção. Aqui cabe salientar, o objetivo é traçar a situação real da manutenção, por isso, devemos ser honestos e críticos ao analisar.
Portanto, a análise do cenário com a caracterização do ambiente interno e externo da manutenção feita a partir de vários pontos de vista revela as vantagens e desvantagens internas bem como os aspectos externos positivos e negativos. Isso, fornece bases confiáveis para a tomada de decisão, prever e prevenir situações negativas, identificar os gaps (melhorias e capacitação) e o que a manutenção faz de melhor.
Dicas Gênesis para o Gestor:
Depois de estabelecer os cenários externo e interno da manutenção por meio da Análise SWOT, será fundamental fazer a correlação entre os quadrantes, ou seja, estabelecer a relação e a interdependência entre as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças a fim de potencializar as melhores estratégias e ações.
A seguir, trazemos a pergunta correlacionando os quadrantes e um exemplo de resposta:
- Correlação 1: Forças podem potencializar quais oportunidades?
- Exemplo de resposta: A Equipe de Manutenção capacitada pode potencializar a implementação de novas tecnologias.
- Correlação 2: Fraquezas podem prejudicar quais oportunidades?
- Exemplo de resposta: Históricos não confiáveis podem prejudicar os planos de manutenção.
- Correlação 3: Fraquezas podem potencializar quais ameaças?
- Exemplo de resposta: O Quadro técnico limitado pode potencializar o aumento do custo de manutenção.
- Correlação 4: Forças podem combater quais ameaças?
- Exemplos de resposta: Equipe capacitada pode combater ruídos de comunicação.
Assim, podemos potencializar uma oportunidade ou amenizar uma ameaça com o auxílio de um conjunto de pontos fortes. Ou podemos descartar uma oportunidade ou ameaça devido aos pontos fracos por contribuir para a vulnerabilidade do processo de manutenção.
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
