Manutenção e o Fluxo de Valor

Para Láo-Tse “O rio atinge seus objetivos porque aprendeu a contornar obstáculos. ”

No contexto de Gestão da Manutenção, “contornar obstáculos” não significa ignorá-los, quer dizer que gestores e equipe de manutenção devem ampliar sua visão sistêmica e ser capazes de transformar desafios em oportunidades, surfar no flow do desenvolvimento, aprendizagem e melhoria continua.

Fluxo é um movimento contínuo e Valor é a relação entre a necessidade de uma pessoa e a capacidade de algo suprir plenamente sua expectativa, satisfação além de benefícios tangíveis.

Para produzir valor, a equipe de manutenção integrada por gestores, corpo técnico, profissionais de PCM e engenharia deve conhecer a fundo seus clientes e atender suas necessidades e expectativas com maestria.

Se por um lado, as expectativas dos clientes externos da manutenção (ex: produção, qualidade, segurança, recursos humanos, compras, P&D, diretoria, gerência) abrangem a mais alta qualidade no atendimento e na execução dos serviços dentro do menor tempo e custo com maior segurança das pessoas e do meio ambiente.

Por outro lado, a equipe de manutenção (clientes internos) precisa ser apoiada e atendida de forma efetiva em demandas por recursos, infraestrutura, processos ágeis e estratégias claras, treinamentos e desenvolvimento. E, inclusive, no que diz respeito a um propósito unificador e ao reconhecimento de seus méritos (ex: boas práticas e sugestões de melhorias) para que possam atingir a satisfação com o seu trabalho e o ambiente onde atuam.

Logo, a partir do excelente desempenho da equipe de manutenção, a alta administração e os demais profissionais da organização deveriam perceber o valor que a manutenção gera para o negócio, por exemplo, no que diz respeito ao aumento da performance, diminuição do custo e do risco para aumento da disponibilidade dos equipamentos e instalações.

Para que o time de manutenção forneça serviços que contribuam efetivamente em prol da eficiência produtiva é fundamental definir claramente quais são os sistemas e os processos necessários. A definição pode feita através do mapeamento do fluxo de valor, uma ferramenta altamente visual que mostra todas as etapas para entregar serviços de manutenção de alto valor agregado.

Essa representação gráfica é composta por uma série de símbolos que auxiliam na visualização da combinação adequada dos processos indispensáveis para fornecer o que o cliente precisa no momento certo. Também, apresenta cada atividade do ciclo de manutenção do início até o final. Igualmente, torna possível determinar a quantidade de tempo e o volume gasto em cada estágio, incluindo, o fluxo de materiais e de comunicação.

Então, o detalhamento do processo de manutenção fará com que todas as atividades e fluxos sejam conhecidos, estudados e analisados, identificando quais realmente agregam valor aos clientes e quais apresentam desperdícios que podem ser eliminados. Ao compreender o fluxo de valor da manutenção, podemos classificar as atividades em três etapas básicas:

1. ATIVIDADES QUE AGREGAM VALOR: devem ser mantidas no processo de manutenção.
2. ATIVIDADES NECESSÁRIAS: devem ser analisadas a fim de verificar a possibilidade otimizá-las ou de que os processos possam ser alterados e/ou aperfeiçoados (planejamento, programação, execução, controle, melhorias).
3. ATIVIDADES QUE NÃO CRIAM VALOR: necessitam ser evitadas e eliminadas (exemplo desperdícios: movimentação desnecessária, tempo de espera, mau aproveitamento do potencial humano, repetição do trabalho)

Alguns exemplos de atividades descritas no fluxo de valor do processo de manutenção: solicitação do serviço a executar; validação da solicitação do serviço a executar; aprovação dessa solicitação; criação de uma ordem de serviço; planejamento das atividades a serem executadas; programação das atividades; alocação de um executante para ordem de serviço; execução do serviço; acompanhamento do andamento do serviço; analise dos indicadores, etc..).

Assim sendo, uma atividade de manutenção que agrega valor ao cliente, cumpre alguns critérios básicos, tais como:

• FAZ DIFERENÇA PARA O CLIENTE: atende às necessidades específicas e supera as expectativas do cliente, resulta no aumento da disponibilidade e performance dos equipamentos, garante a qualidade dos produtos, a segurança das pessoas e do meio ambiente, otimiza os custos.
• SER ESSENCIAL NA INTERVENÇÃO E NO GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO: contribui para a assertividade e agilidade na execução dos serviços, realiza com eficiência a análise e compreensão da situação a fim de tomar decisões fundamentadas assegurando um investimento seguro.
• SER BEM FEITA DA PRIMEIRA VEZ significa que os profissionais que executam as atividades de manutenção devem prezar pela se­gurança e qualidade total, evitando retrabalhos ou atividades desnecessárias. Obviamente que, para fazer certo da primeira, os responsáveis pela função planejamento, programação, execução, controle e melhorias devem estar integrados e alinhados aos objetivos da manutenção e da organização.

Para isso, gestores e líderes devem promover um ambiente favorável ao desenvolvimento técnico e comportamental de toda a equipe de manutenção.

Portanto, a partir do fluxo de valor é possível verificar a situação atual da manutenção, as perdas do tempo médio de preparação para atividade de manutenção, o lead time médio da manutenção, o tempo médio de reparo e tempo entre o fim do reparo e a primeira peça boa.

Além das oportunidades de melhoria, exemplo: 1) Perdas relacionadas a identificação do problema, uma oportunidade de melhoria será treinamento dos técnicos de manutenção. 2) Desperdício de tempo de espera devido ao técnico estar aguardando peças sobressalentes, ferramentas e manuais técnicos, uma oportunidade de melhoria será o mapeamento de peças críticas, definição de ferramentas por família de equipamento e organização do arquivo técnico.

Fique atento, problemas podem se tornar grandes oportunidades de melhoria já que para fornecer serviços, as tarefas gerenciais críticas são: solução de problemas; gerenciamento da informação; transformação física.

Dica Gênesis para o Gestor:

Pare e Pense:

• O que cria e o que não cria valor para o Cliente de Manutenção?
• Qual é o fluxo de valor da Manutenção e como eliminar as atividades que não agregam valor?
  • Observe todos os processos dentro da manutenção;
  • Identifique quais atividades agregam para entrega de valor aos clientes da manutenção;
  • Elimine todos os desperdícios dentro do fluxo de valor da manutenção;
  • Alinhe as etapas e as atividades na melhor sequência para que a manutenção entregue valor na medida certa aos seus clientes.

Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias