Júlio Nascif e Luiz Carlos Dorigo, 2009 afirmam: “A sigla PCM é utilizada para designar o conjunto de atividades da Manutenção relacionadas ao Planejamento, Programação, Coordenação e Controle dos serviços. Sua razão de ser é a OTIMIZAÇÃO DOS RECURSOS da função Manutenção. ”
Para que o PCM seja efetivo na otimização e aplicação dos recursos bem como na gestão dos indicadores de desempenho da manutenção é essencial objetivos, estratégias e processos bem definidos a fim de garantir segurança, confiabilidade, produtividade e qualidade no momento em que os serviços são executados pela equipe técnica de manutenção.
Cabe destacar o quarto princípio da Manutenção Lean, porque a Manutenção Puxada tem ligação direta com o planejamento, programação e controle da manutenção, já que o foco é antecipar as necessidades do cliente atuando no momento certo.
Se já sabemos que o cliente percebe VALOR no exato momento em que o profissional de manutenção executa o serviço (mão na ferramenta), logo, entendemos que as atividades de planejamento, programação e controle devem agregar valor ao tempo de execução.
Também, destacamos a importância do PCM como apoio gerencial da manutenção para que a equipe de manutenção esteja preparada e organizada para tomar decisões de forma ágil e assertiva com responsabilidade.
É justamente por esses motivos que o PCM desenvolve políticas, procedimentos, padrões de manutenção e sistemas de informação gerencial; planeja e programa os serviços; define e controla as metas e indicadores de desempenho; realiza auditoria interna e propõe melhorias nos processos; detalha planos de ação para atendimento das metas, entre outras atribuições desse staff determinadas em sua concepção ou ao longo de sua atuação.
O PCM é efetivo e impacta positivamente nos resultados quando o profissional de manutenção soluciona o problema no tempo e no local certo, com ferramentas e peças certas, com os equipamentos liberados e disponíveis, com os conhecimentos e as informações corretas e pertinentes aquela intervenção.
Assim, os responsáveis pelo planejamento, programação e controle, independente se essa função é realizada por uma ou mais pessoas, precisam compreender e praticar o propósito da manutenção, a melhoria e aprendizagem contínua. Para isso, é essencial contar com profissionais capacitados, liderança ativa e equipe dimensionada.
Além disso, a função PCM necessita ser estruturada e gerenciada de forma eficiente, levando em consideração:
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- Comprometimento com a segurança;
- Aumento da produtividade e qualidade na execução dos serviços;
- Confiabilidade na análise de dados e resolução de problemas;
- Compreensão da interdependência entre indicadores de desempenho KPI´s da Manutenção e da Empresa;
- Equilíbrio entre distribuição da carga de trabalho, criticidade dos equipamentos e priorização das intervenções (fazer certo da primeira vez);
- Controle orçamentário (planejado e realizado) e adequação dos custos;
- Negociação com as demais áreas para realização das intervenções.
Então, para potencializar o PCM é fundamental compreender o ciclo da Manutenção e a necessidade de seguir o fluxo correto dos processos de planejamento, programação, execução, controle e melhoria. Partindo desse ciclo, a equipe de manutenção atua de modo a antecipar a necessidade do cliente.
- PLANEJAMENTO, nesse momento a manutenção deve verificar todas as informações referentes ao serviço que será executado para ter a noção exata do que precisa entregar ao cliente. Para isso, é necessário responder: o que fazer; onde fazer; como fazer; por que fazer e quanto custa.
É importante destacar que esta etapa além de tratar das atividades programadas, como: preventiva, preditiva ou rota de inspeção também trata das atividades não programadas, ou seja, corretiva. Pois, independente da atividade executada pela equipe de manutenção é preciso o mínimo de planejamento.
Por exemplo, ocorreu a quebra de um equipamento, um problema no conjunto de motorização da esteira devido ao desgaste de uma correia. Quando a equipe de manutenção for acionada e chegar ao local para realizar o diagnóstico da falha, terá de responder as mesmas perguntas relacionadas ao planejamento para executar a intervenção.
- PROGRAMAÇÃO consiste em instruções que descrevem uma atividade a ser realizada em um certo período. Para isso, é fundamental responder: quando fazer e quem vai fazer esse serviço.
- EXECUÇÃO em si, que diz respeito a fazer a intervenção e registrar na ordem de serviço e no software de gerenciamento todas as informações solicitadas com clareza e objetividade.
- CONTROLE que se trata de acompanhar e analisar as informações registradas a respeito do serviço.
Por exemplo, no caso de uma manutenção preventiva com duração prevista de oito horas, mas que a equipe realizou em seis horas. Através do acompanhamento das informações registradas na ordem de serviço podemos constatar que a intervenção foi feita com duas horas a menos do que o previsto. Porém, ainda não podemos definir se essa situação é boa ou ruim. Para isso, teremos que analisar as causas dessa diferença de tempo, vamos supor duas possibilidades: a) As inspeções previstas no plano foram executadas, entretanto não foi necessário a substituição dos componentes, pois sua condição ainda estava dentro dos parâmetros, desta forma, essa diferença de tempo é uma situação boa. b) A intervenção foi executada muito rápido e sob pressão, o que não assegurou a qualidade do serviço, assim, essa diferença de tempo é uma situação ruim. Por isso, a etapa de controle deve acompanhar e analisar caso a caso, principalmente, quando ocorrer maior divergência entre previsto e realizado.
- MELHORIA que prevê ações para melhorar o processo de manutenção. Para isso, deve observar as oportunidades nas etapas de planejamento, programação, execução e controle.
Outro aspecto óbvio e importante é que os profissionais de PCM são equipe de manutenção, então, para que o ciclo de melhoria da manutenção seja contínuo, o trabalho do PCM deve ser realizado de forma integrada com Gestor, Técnicos e Engenharia de Manutenção. Pois, a entrega de um serviço com alto valor agregado é o resultado da soma de atividades executadas com excelência por cada membro da equipe de manutenção.
Lembrando que toda e cada função e atribuições das pessoas de manutenção deve ser valorizada porque impactam diretamente no desempenho da manutenção e na satisfação dos clientes.
Assim, a manutenção deve seguir o fluxo correto desse ciclo, identificar os problemas que incidem em cada etapa, para focalizar as energias e os recursos para agir e melhorar o processo de manutenção. Basicamente esse ciclo de manutenção aplica a lógica do PDCA, nessa estrutura podemos chegar tanto ao nível gerencial quanto ao nível operacional do dia a dia.
Dica Gênesis para o Gestor:
Destacamos que é importante propor espaços e sistemática para que a equipe de manutenção se sinta à vontade para propor sugestões e melhorias. Isso passa pelo incentivo dos gestores e pela estrutura da própria empresa através de premiações e campanhas. Quanto mais sugestões de melhorias, menos desperdícios e mais produtivas e valorizadas as pessoas irão se sentir.
