Ao rever uma frase de Vicente Falconi, a afirmação chamou imediatamente a atenção e instigou uma curiosidade, ele afirma “Embora as atividades que exigem inovação pareçam as mais atraentes, 90% do resultado vem de uma rotina operacional bem feita.”
A questão que surgiu foi a seguinte: O que significa rotina na manutenção?
Apesar de muitos profissionais associarem rotina com repetição e monotonia, ela é essencial tanto para a conformidade das atividades desenvolvidas por uma equipe quanto criar um ambiente de trabalho seguro, saudável e confiável.
De modo geral, a rotina operacional precisa estar de acordo com as necessidades do negócio.
Na Manutenção, a rotina trata do planejamento e gestão de todas as tarefas desse setor, visando garantir a confiabilidade (intrínseca e operacional) e a qualidade dos serviços fornecidos aos seus clientes.
Também, oferece as condições para que manutenção exerça sua função estratégica e execute os processos do dia a dia de forma efetiva, garantindo a previsibilidade das ações e dos resultados a fim de gerar valor para as partes interessadas.
Além disso, o cumprimento da meta de manutenção depende da perfeita realização das operações no dia a dia. Por isso, a gestão da rotina abrange a definição de quem e o que fazer e, principalmente, responder e sistematizar:
- Como as coisas são feitas?
- Qual é o valor em fazer isso?
- Qual é o melhor jeito de fazer?
- O que acontece se não fizer?
- Qual o resultado desejado?
Assim, a finalidade do gerenciamento da rotina é otimizar o processo de manutenção baseando-se nas melhores práticas a fim de ajudar a melhorar a segurança, qualidade, produtividade, disponibilidade, por isso, deve ser levado muito a sério. Igualmente, auxiliar no cumprimento de responsabilidades e atingir objetivos, consequentemente, melhores resultados.
Uma rotina de trabalho eficaz demanda estruturação e organização adequadas, objetivando garantir a efetividade do planejamento, coordenação, programação, execução e controle dos serviços de manutenção com foco em uma atuação proativa. Da mesma forma, a prática diária das atividades necessita infraestrutura e recursos certos para que a execução dos serviços de manutenção seja feita com agilidade, qualidade e competência.
Certamente, precisa existir um controle mínimo dos resultados e das entregas realizadas pela manutenção aos clientes, através de indicadores de desempenho desafiadores e relevantes.
De tal forma que, ao planejar e otimizar as ações do dia a dia por meio de um conjunto de técnicas, metodologias e ferramentas será possível manter o foco nos objetivos para atingir a meta e priorizar a atividade certa no momento certo para entregar um serviço eficiente de alto valor agregado.
Por exemplo, o objetivo da manutenção pode ser ”tornar-se referência dentro da organização”.
A meta relacionada será “aumentar a disponibilidade dos ativos críticos de 90% para 95% por meio da implementação da manutenção planejada em 2024.”
Os indicadores de desempenho definidos são: Disponibilidade, MTTR, MDT.
As ações sugeridas para sustentar a rotina e atingir a meta são:
- Capacitação dos profissionais para planejar e gerenciar suas atividades, estando aptos a resolver os problemas do dia-a-dia;
- Potencializar as pessoas de manutenção por meio do incentivo a sugerir melhoria de seus serviços e rotinas;
- Utilizar o PDCA, visando monitorar a rotina e melhorá-la de forma contínua;
- Planejar a rotina por função através do Ciclo PDCA e A3;
- Identificar os problemas;
- Estabelecer meta;
- Analisar o processo;
- Analisar o problema;
- Elaborar um plano de ação;
- Definir itens de controle para analisar a verificação resultados;
- Melhorar continuamente;
Outro aspecto importante é que gestores e equipe de manutenção padronizem as rotinas de manutenção de maneira estratégica, o que contribuirá para minimizar os desperdícios e maximizar valor. Sugestões do que pode ser padronizado: processos, sistemas e componentes; tarefas técnicas e operacionais; cadastro de materiais; descrição materiais; registro das informações relevantes; procedimentos; nomenclatura; etc.
Fique atento, padronizar é envolver o potencial de conhecimentos e experiências dos profissionais de manutenção e criar um método de trabalho com as melhores práticas. Por esse motivo, os padrões devem conter o método mais eficaz, obter o feedback de quem executa o trabalho e alcançar o consenso. Da mesma forma, devem ser compartilhados e renovados com regularidade. O padrão NÃO busca limitar e, SIM o equilíbrio e a coerência na forma como as pessoas desempenham suas funções. Mas, esse seria um tema a ser aprofundado em outro InfoGênesis.
Portanto, é fundamental ter consciência de que o planejamento e a gestão da rotina possibilitam alcançar os resultados esperados do processo de manutenção, em consequência, atingir as metas estipuladas para o setor.
Dica Gênesis para o Gestor:
O controle da previsibilidade sobre o processo de manutenção abrange ter uma visão de futuro do que pode acontecer em algumas situações, isso, contribui para a estabilidade do processo de manutenção e ajuda a:
- antecipar decisões para melhorar o desempenho;
- organizar os processos de forma estratégica;
- priorizar atividades de acordo com a criticidade dos ativos;
- otimizar e disponibilizar recursos;
- alinhar a manutenção as necessidades do negócio;
- reduzir custos e fazer investimentos seguros;
- minimizar riscos através do controle dos indicadores.
O gerenciamento da rotina pode ser um grande aliado para obtenção dos resultados de excelência.
Autores: Mara Rejane Fernandes e Moisés Fernandes Dias
