A gestão de peças sobressalentes é indispensável para mantenabilidade e confiabilidade na execução dos serviços de manutenção porque contribui efetivamente para a agilidade na intervenção e prevenção de falhas.
Lembrando, peças disponíveis garantem equipamentos disponíveis, desde que sejam peças de qualidade e assegurem a disponibilidade, segurança e produtividade dos equipamentos.
Vale ressaltar que peça é cada um dos elementos, que constituem um todo. Por exemplo, temos o equipamento: Transformador. As peças sobressalentes que o constituem são: buchas; comutadores sob carga; bombas, ventiladores; reles de proteção; indicadores (temperatura, óleo, nível, fluxo de óleo); gaxetas; bolsas de borracha; válvulas; sílica-gel, entre outras.
Geralmente, é inviável para qualquer organização, em termos de recursos e esforços, adquirir e estocar todas as peças de todos os ativos físicos. Sendo assim, em uma fábrica, por existir várias peças por equipamento ou linhas de produção, surge a obrigatoriedade de organizar e controlar de forma equilibrada o estoque a fim de reduzir os custos e desperdícios, assegurar o atendimento aos clientes e otimizar o lead time, desde a entrada da solicitação até a entrega do material e/ou das peças.
Cabe destacar que o estoque é investimento (aplicação de capital com a expectativa de um benefício futuro), ou seja, um dos benefícios relacionados ao estoque de peças sobressalentes pode ser a redução do tempo de espera por peças para execução das intervenções em equipamentos críticos.
De maneira geral, o estoque funciona como um elemento regulador dos fluxos no processo produtivo e representa a quantidade de bens físicos que são mantidos à espera por um determinado tempo. Dessa forma, a gestão eficaz do estoque e do inventário influi no resultado da empresa tanto em nível de capital investido como possibilidades de negócio.
Assim, a principal finalidade é evitar a falta de peças que causam problemas como inatividade dos equipamentos, perdas de produção e clientes insatisfeitos.
São pontos relevantes para gestão das peças de reposição, ter critérios claros para adquirir, manter, organizar e controlar bem como definir a melhor forma de entregar as peças certas, no local certo e no prazo certo (logística).
Então, algumas perguntas devem ser respondidas:
- Quais as peças são realmente essenciais (lista técnica)?
- Quais são as peças que ainda podem ser utilizadas e quais estão obsoletas e só estão ocupando espaço (inventário e análise obsolescência)?
- Já foram mapeados os fabricantes e fornecedores de peças críticas (cadastro e avaliação fabricantes e fornecedores)?
- Onde estão armazenados os componentes críticos de linhas e/ou equipamentos que impactam no processo produtivo (localização, endereçamento e acondicionamento)?
- O que é mais importante para sua empresa, menor preço ou qualidade das peças sobressalentes (análise dos benefícios)?
- São registradas com acuracidade as entradas e saídas das peças?
É fundamental entender que o estoque de materiais e peças sobressalentes da manutenção visa equilibrar a imprevisibilidade dos processos, garantir a disponibilidade de peças de reposição básicas e emergenciais, principalmente dos equipamentos com maior grau de criticidade.
Quando tratamos sobre as peças sobressalentes é muito importante:
- Definir a quantidade e localização (custo de aquisição e de armazenamento).
- Detectar o tempo de vida útil das peças visando agilidade no ajuste do estoque (custo transporte e do prazo de entrega ao cliente).
- Atentar a localização de armazenamento e ao tempo de resposta as solicitações das peças (logística).
- Revisar periodicamente o estoque para que a peça sobressalente seja substituída no prazo pré-determinado.
Portanto, os gestores e a equipe de manutenção devem compreender que os itens disponibilizados de forma ágil contribuem para celeridade na restauração da função requerida do equipamento, pois os profissionais têm acesso rápido aos componentes críticos na ocorrência de uma falha/quebra imprevista em componentes específicos ou deterioração natural devido ao uso.
Aqui surge um excelente argumento para fortalecer a ordem de serviço como base para construção de um histórico confiável que embasará a tomada de decisão segura sobre a gestão dos materiais e peças sobressalentes. Pois, sabemos que o registro completo e correto das intervenções e das informações solicitadas nos fornecem dados e fatos para responder as seguintes perguntas:
- Quais são as falhas frequentes e reincidentes (número e tipos de falhas)?
- Quais são as peças que estão sendo substituídas (quantidade e referência)?
- Qual o tempo de realização de cada serviço (horas trabalhadas)?
- Qual foi o tempo de máquina parada ou inativa devido ao tempo de espera por itens críticos ou má gestão do inventário?
- O aumento do tempo médio de reparo está relacionado a dificuldade de encontrar as peças no almoxarifado da manutenção ou adquirir componentes?
- A qualidade da peça substituída influi de que modo no tempo médio entre falhas (preço x durabilidade)?
- Qual foi o custo por serviço (interno e externo)?
Essas respostas, certamente ajudarão a melhorar a gestão das peças sobressalentes, a mantenabilidade e a confiabilidade dos processos e serviços executados pela equipe de manutenção.
Dica Gênesis para o Gestor:
Os TOP 5 desperdícios relacionados a MÁ GESTÃO DO INVENTÁRIO e os direcionadores para Solução:
- Falta de materiais adequados para a intervenção
- Especificar corretamente os materiais e peças a serem utilizados na intervenção que devem ser respeitados pela área de Compras no momento da aquisição.
- Materiais obsoletos e em excesso
- Analisar o giro de estoque a fim de demostrar a qualidade do estoque em relação à utilização de recursos estocados, definir sobre a utilização, negociação ou descarte dos materiais, baseando-se em informações e opinião da equipe técnica.
- Falta de padronização de componentes
- Desenvolver uma análise técnica para definir os padrões de componentes específicos conforme a sua aplicação. E sempre que possível, o interessante é fazer essa análise para componentes pneumáticos, hidráulicos, elétricos, eletrônicos, entre outros.
- Demora na localização e entrega de peças
- Padronizar a descrição dos materiais, endereçar os materiais no software de gerenciamento e definir a melhor localização das peças no almoxarifado conforme a frequência de utilização e condições específicas do próprio material.
- Mal acondicionamento das peças
- Orientar os envolvidos sobre a forma correta de acondicionar e manter as peças prontas para utilização, inclusive aplicando inspeções periódicas em recursos estocados.
